Ukryty skarb. Czyli jak zwiększyć produktywność usług w oparciu o model wielowariantowy i Lean Management?

Kilka lat temu, eksperci zespołu usługowego Lean Enterprise Institute Polska, dokonali oceny stanu wdrożenia koncepcji Lean Management w branży usługowej. Podstawą tej oceny była obserwacja tego, jak realizowane były zadania na stanowiskach pracy (a więc jak naprawdę przebiegał proces, a nie jak był on zapisany w formalnych procedurach). Ocena była dokonywana w firmach, w których wykonywane były prace specjalistyczne i eksperckie: w centrach usług wspólnych, centrach outsourcingu SSC/BPO (ang. Shared Service Centres, Business Process Outsourcing),świadczących usługi księgowe, kadrowe, IT, firmach sektora finansowego (bankach, firmach ubezpieczeniowych i leasingowych) oraz różnego rodzaju biurach projektowych. Co ciekawe, nawet w najbardziej zaawansowanych firmach dostrzeżono ogromny i niewykorzystany potencjał poprawy produktywności, który autor podręcznika określił mianem ukrytego skarbu.

Skąd taka nazwa? Skarb, bo ten niewykorzystany potencjał pozwalał podnieść produktywność, wydawałoby się już bardzo optymalnych procesów nawet o kilkadziesiąt procent, przy jednoczesnej poprawie jakości i to bez inwestycji w IT (a więc taki potencjał to prawdziwy skarb). Ukryty, ponieważ kadra w analizowanych firmach w ogóle go nie zauważała. Z jednej strony był na wyciągnięcie ręki, a z drugiej pozostawał niedostrzeżony. Dlaczego tak się działo? Ponieważ był on ukryty za zasłoną złożoności, niepowtarzalności i zmienności. Podczas prac eksperckich zespołu dało się słyszeć jak mantrę powtarzane stwierdzenia: „prace, które wykonujemy są bardzo różnorodne, specjalistyczne, za każdym razem wykonywane inaczej (niepowtarzalne),a na dodatek przy ciągle zmieniającym się i nieprzewidywalnym zapotrzebowaniu ze strony klientów.” A niestety różnorodność, zmienność i niepowtarzalność utrudniają identyfikację problemów i marnotrawstw. Im bardziej proces jest skomplikowany, tym trudniej go analizować i dostrzegać potencjały poprawy.

Przedstawione w tej książce podejście, oparte na modelu wielowariantowym (ang. mix-model),pozwala odnaleźć powtarzalne wzory w procesach usługowych i odseparować je od czynnika zmiennego. Dzięki temu łatwo zidentyfikować ukryty skarb, który można wykorzystać do poprawy produktywności w oparciu o wyselekcjonowane metody Lean Management dostosowane do specyfiki prac specjalistycznych. Warto zaznaczyć, że prace takie występują nie tylko w usługach, ale również w handlu, służbie zdrowia czy administracji publicznej. Wszędzie tam możliwe jest stosowanie opisywanych w książce metod.