Jesteśmy społecznością, która kocha książki

"Sprawić aby każde spotkanie miało sens" to kolejne kompedium opracowane przez Harvard Business Review po które postanowiłęm sięgnąć. Chodzi oczywiście o spotkania biznesowe odbywające się w kontekście jakiejś firmy czy też organizacji. Książka podzielona jest na wstęp oraz pięć części. Każda z części zawiera kilka artykułów, publikacji wcześniej publikowanych na łamach "Harvard Business Review". Wstęp to w zasadzie poradnik w pigułce odnośnie organizowania spotkań. Jeśli ktoś poprzestanie tylko na wstępie to i tak wyniesie z lektury sporo ważnych wniosków, wskazówek. Pierwsza część dotyczy przygotowania spotkań. Osobiście bardzo sporo wniosków dla siebie wyciągnąłem z tej części. Zanim zorganizujemy spotkanie czy też zdecydujemy się wziąć udział w jakimś spotkaniu należy się przygotować, chociażby odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: Czy spotkanie ma sens, czy można ten sam cel osiągnąć w inny sposób, na przykład wykonanie telefonu, wysłanie maila. Czym jest spotkanie? To kolejne ważne pytanie na które w świadomy sposób powinniśmy udzielić sobie odpowiedzi. Nie każda rozmowa, konwersacja kilku osób na raz to od razu spotkanie biznesowe. Jakie mają być cele spotkania? Kto ma zostać zaproszony? Jeśli kogoś zapraszamy to w jakim celu? Jak długo ma trwać spotkanie? Optymalna długość to 30 minut lub maksimum 45 tak jak to zazwyczaj jest w szkole. Okazuje się, że nie bez powodu godzina lekcyjna trwa 45 minut. Jakoś w kontekście biznesowym kierujemy się bardziej programem kalendarzowym i ustalamy spotkania na całą godzinę, czyli 60 minut, chociaż to nie jest optymalne z punktu widzenia naukowego. Okazuje się, że efektywne spotkanie ma sens tylko przy mniejszej ilości uczestników. W spotkaniu gdzie bierze dział już 7-8 osób prawdopodobieństwo, że połowa uczestników nie zabierze głosu jest dość wysokie. Warto na własnym doświadczeniu zaobserwować ten fenomen. Jedynie spotkanie gdzie biorą udział trzy, cztery osoby gwarantuje iż każdy bierze w nim aktywny udział, pod warunkiem, że nie jest to monolog prowadzącego. Druga część książki dotyczy już prowadzenia, moderowania samego spotkania. Ważne jest tutaj ustalenie pewnych zasad według których odbywa się spotkanie. Kto, kiedy zabiera głos. W jaki sposób podejmowane są decyzje. Co robić jeśli dochodzi do nieręcznego milczenia wszystkich uczestników. Co zrobić jeśli grupa nie jest w stanie podjąć żadnej decyzji? Jak radzić sobie z kimś kto permanentnie zbacza z tematu i powoduje, że dyskusja odbiega od ustalonego tematu? Jak radzić sobie z kimś kto doprowadza do sabotażu całego spotkania? Trzecia część książki dotoczy aktywnego uczestnictwa w spotkaniu. Tutaj otrzymujemy wskazówki odnośnie tego jak na przykład odmówić udział w spotkaniu w grzeczny i profesjonalny sposób. Jeśli już bierzemy udział w spotkaniu otrzymujemy w tej część wskazówki odnośnie tego jak uczestniczyć w dyskusji, jak zadawać ważne a czasem krytyczne pytania. Jak artykułować w konstruktywny sposób konfuzję, jeśli taka ma miejsce podczas spotkania. Bardzo niebezpieczną rzeczą podczas spotkań jest dominacja większości, w tej części książki otrzymujemy również porady jak "oderwać" się od większości uczestników. Czwarta część książki dotyczy podsumowywania spotkań oraz odpowiednio kierowanie ciągiem dalszym który ma mieć miejsce po zakończeniu spotkania. Jest taka zasada trzech rzeczy bez których nie powinno się zamykać spotkania, dobrze jest się z tą zasadą zapoznać. Zakończenie, piąta część książki dotyczy spotkań nietypowych. Czytelnik dostaje w tej części książki wskazówki na temat prowadzenia spotkań wirtualnych wideo czy telekonferencji. Ważny i ciekawy artykuł zawarta w tej części książki dotyczył spotkań gdzie uczestnicy reprezentują wiele różnych kultur. Dla kogoś kto odpowiedzialny jest za organizowanie różnego rodzaju spotkań zarządów czy też spotkań managementu wyższego stopnia znajdziemy tutaj też ważne wskazówki. Okazuje się, że nawet spotkania wyższego szczebla gdzie spotykają się menadżerowie wyższego stopnia też muszą być odpowiednio przygotowane i kierowane, inaczej skazane są na niepowodzenie. Kolejna dobra pozycja. W sumie moim zdaniem nie ma ryzyka aby pozycja HBR rozczarowała.